Odczytujemy rejestrator i wystawiamy rachunek
Po uruchomieniu programu jako pierwszy ekran widoczny jest Ekran Abonenci umożliwiający dokonanie zakresu prac. Ponieważ zazwyczaj chodzi nam o pracę na świeżo odczytanych danych, możemy przejsć do głównego ekranu programu klawiszem Anuluj.
W głównym ekranie programu dokonujemy odczytu. 


Odczyt:
Po uruchomieniu programu i w każdym czasie gdy chcemy aby do programu wczytane zostały nowe dane, jako pierwszą czynność należy dokonać odczytu. Odczyt jest uruchamiany:
ręcznie ikoną odczyt
ręcznie poprzez menu Rejestracja ,odczytaj rejestrator
automatycznie co określony czas : menu Rejestracja, automatyczny odczyt...

Zakończenie odczytu powoduje ponowne wyświetlenie Ekranu abonenci  Wybór dokonany w tym oknie określa zakres danych wziętych do rachunku:
Wybranie konkretnego numeru abonenta z okienka po prawej daje rozmowy tylko przez niego przeprowadzone. Brak numeru oznacza że nie przeprowadził on ani jednej rozmowy.
W centrali jest mozliwość "opisania" rozmowy numerem wprowadzonym z aparatu. Tutaj możemy oglądać rozmowy pogrupowane według tych wprowadzonych numerów kont.
Rozmowy przeprowadzone przez konkretne wyjście z centrali abonenckiej.
Program R4mCRM loguje osoby z nazwiska lub nicku. Wybieramy rozmowy przeprowadzone przez konkretną osobę, niezależnie z którego wewnetrznego były przeprowadzone.
Rozmowy przeprowadzone przez grupę, utworzoną w centrali lub przez program R4mCRM.
Wszystkie przeprowadzone rozmowy.
Zbiory abonentów utworzone tylko w tym programie i tylko na jego użytek.

Po dokonaniu wyboru, istnieje możliwość dalszego zawężenia puli rozmów wziętych do rachunku. Omówionym w osobnym punkcie jest filtr, który powoduje zaznaczenie rozmów spełniających zadane przez nas warunki. Rozmowy mozna również zaznaczać ręcznie klawiszem Insert, lub prawym klawiszem myszy i wybrać zaznacz.


Zadajemy okres rozliczeniowy

Zadajemy okres rozliczeniowy.
Generowanie zestawień, lub rachunków zaczynamy od wejścia w Narzędzia, Wystaw rachunek. Jeśli uprzednio zaznaczyliśmy (ręcznie lub filtrem) rozmowy które mają być wzięte do rozmowy, możemy myszą zaznaczyć przełącznik Uwzględnij tylko zaznaczone. W innym wypadku możemy podać jakie rozmowy mają być uwzględnione przy wystawianiu dokumentu.

 
Niektóre pozycje zostały na powyższej rycinie zaznaczone tylko aby pokazać możliwości wyboru.


Ustawienia w oknie rachunek

Najczęściej używanym jest zestawienie okresowe, można zadać dokładną datę, lub dodać ograniczenia godzinami
aby uprościć wybór po prawej stronie umieszczono podpowiedzi. Klikniecie na nich wpisuje odpowiednie wartości.

W wypadku gdy używając poprzednio Filtru zapisaliśmy jego ustawienia, możemy je wykorzystać:


Często oprócz podsumowania potrzebny jest wydruk przeprowadzonych rozmów. Należy zaznaczyć opcję Przygotuj wydruk połączeń. Proszę pamiętać że końcowy wydruk zależy od wybranego formularza wydruku (patrz Wybór rodzaju wydruku) i aby taki wykaz został wydrukowany formularz musi zawierać pole zestawienia rozmów. Formularzem takim jest: Zestawienie rozmów - drukuje rozmowy i proste podsumowanie lub Rachunek z zestawieniem  który drukuje rachunek i wykaz rozmów. Proszę pamiętać o tym że każdy formularz mozna edytować lub storzyć nowy, patrz punkt Edytujemy formularz wydruku.

Następną czynnością jest zatwierdzenie klawiszem OK co spowoduje przejście do Wyboru rodzaju wydruku. Ten wybór daje możliwość klasycznego wydruku np rachunku. Jeśli natomiast  interesuje nas uzyskanie zestawień rozbitych według podziałki czasowej, powinniśmy zaznaczyć Rozbij na przedziały czasowe - rozwiń ten temat.
Wyboru rodzaju wydruku

Wybór formularza do wydruku musi być powiązany z poprzednimi decyzjami: wyborem w Ekranie abonenci, Filtrem, zadaniem okresu rozliczeniowego - rachunku. 

Po podwójnym kliknięciu ikony formularza widoczny jest podgląd wydruku. Akceptujemy i drukujemy klawiszem Drukuj. Jeśli nie jesteśmy usatysfakcjonowani wracamy do wyboru formularza ikonką i wybieramy inny formularz lub edytujemy lub tworzymy nowy - zobacz jak to zrobić.
powrót do głownego ekranu programu
tworzenie nowego formularza - zobacz
edycja wskazanego formularza - zobacz
usunięcie wskazanego formularza
widok formularzy jako duże ikony
widok formularzy jako lista małych ikon


Edytujemy formularz wydruku
Edycja i tworzenie formularzy wymaga zalogowania do programu.
Aby edytować istniejący formularz, wskazujemy go myszką, lewym klawiszem i klikamy . Zostanie otwarte okno edycji. W oknie tym możemy dodawać, usunąć, przesunąć elementy wydruku. Czynności te omówimy poniżej dla tworzenia nowego formularza. Tworzenie wywołujemy ikoną . Otwarty zostaje formularz na którym układamy tekst statyczny, dane z programu. Ponieważ większość danych z programu ma charakter wielu wierszy, których ilości nie znamy, w formularzu wprawadzono pola. Na przykład  pole rosnące.

Pusty formularz ma wykropkowane pole które przedstawia kartkę wydruku. Rozmiary tej kartki, marginesy zmieniamy w Ustawieniu strony.
powrót do wyboru rodzaju wydruku
Skasowanie pól, ustawień i wygenerowanie pustej "kartki"
Otwarcie formularza z pliku
Zapis formularza do pliku
Podgląd wydruku - sprawdzenie wyglądu projektu
Wydruk projektu
Pozycja kursora
Rozmiary "kartki", marginesy, orientacja, grid (siatka)
Na kartce muszą znaleźć się opisy. Klikamy prawy klawisz myszy, wybieramy nowy.

Pole proponowane tekst jest akurat tym które jest nam potrzebne. W linii Tekst wpisujemy np. Rachunek dla abonenta. Styl tekstu określa rodzaj, kolor i wielkość czcionki, przyciski Do lewej, centruj... ustawiają wyrównanie, ale tylko wewnątrz pola! Gdy naciśniemy OK i pole zostanie położone na kartce, całe pole przesuwamy następująco:
  • wskazujemy myszą,
  • naciskamy i trzymamy Shift,
  • dwukrotnie klikamy lewym klawiszem myszy,
  • pole przylepia się do wskaźnika myszy - przesuwamy pole,
  • klikamy lewym klawiszem myszy, kładąc pole.
Jeśli zachodzi konieczność zmiany rozmiaru pola, postępujemy podobnie, klawisz Shift zastępujemy Ctrl.
Innym sposobem edycji pola jest wybranie na nim pola kontekstowego (prawym klawiszem myszy).
 Wstawienie nowego pola
 Przesuwanie pola
 Zmiana rozmiaru pola
 Edycja pola
 Skocz do objaśnienia
 Skocz do objaśnienia
 Usuń pole

Pole do góry, Pole na dół - pola mogą znajdować się na sobie, gdy chcemy edytować to które znajduje się na spodzie, najpierw należy wierzchnie przesunąć na dół .
W ten sam sposób jak klasyczny tekst układamy ramki (obramowania), obrazki itd.  Oprócz pół statycznych, podobnymi są pola:

Gdy potrzebny jest nam wydruk rozmów, nie możemy przewidzieć ile takich rozmów znajdzie się na wydruku. Dlatego położymy pole rosnące. Na tym polu ułożymy pola danych oznaczonych literą "R". Poniżej na rysunku pokażę aspekt związany z polem rosnącym. Najpierw wygląd edytora:

a teraz wydruk:

Widać wyraźnie działanie pola rosnącego (w edytorze zaznaczone wypełnieniem zielonym ukośnym). Gdy zmniejszymy jego wysokość to odstępy pomiędzy poszczegónymi rozmowami się zmniejszą. Oczywiście wypadałoby jeszcze dodać pola statyczne z nazwami kolumn: liczba porządkowa, data, czas trwania itd. W przykładzie celowo umieszczono pojedynczą rozmowę w dwóch wierszach. W praktyce lepiej to wygląda w jednym wierszu. Gdy pola z danymi pozostawiają w wierszu zbyt duże puste odstepy możemy je nałożyć na siebie, tak aby wydruk miał poządany wygląd.

Na końcu wydruku możemy umieścić podsumowanie. Najpierw zakończymy pole rosnące innym polem: Końcem pola rosnącego. W tym polu umieszczamy podsumowania w edytorze oznaczone literą "S".


Analiza według podziałki czasowej

Zestawienia według podziałki czasowej umożliwiają dokładną analizę zarejestrowanych danych, ilości rozmów: odebranych, nieodebranych, krótszych niż..., dłuższych, tańszych, droższych, gdy rozmówca musiał czekać czas... itd.
Oczywiście zestawienie będzie odbywało się w podanym zakresie np podanych dat i w Ekranie abonenci. 

Zaznaczenie Rozbij... i wybranie klawisza OK daje zestawienie:

Zależnie od dostępnych danych (oczywiscie podanego zakresu ale także od zależności technicznych) kolumny będą wypełnione lub nie. Na przykład powyższe (widoczne jest parę kolumn z wielu) zestawienie powstało z paru wpisów, które pokazuję poniżej.

Dla wyjaśnienia wpis z godziny 00:04:00 jest rozmową wychodzącą, z godziny 01:15:00 rozmową przychodzącą której nikt nie odebrał, a rozmówca czekał na odebranie 15 sekund i zrezygnował. Wpis z 03:06:00 jest rozmową która została odebrana przez innego abonenta, a skierowana została do wybranego. I na końcu rozmowa przychodząca odebrana.

Dodatkowo w zestawieniu możliwe jest sumowanie wartości w kolumnie:

Najpierw zaznaczamy w kolumnie żądaną ilość wierszy i po chwili wyświetlana jest suma w dymku. Gdy zaznaczenie przedstawia daty, wyświetlone zostaną daty najwcześniejsza lub najstarsza - zależnie od kierunku sortowania, czas jest sumowany itd.
Gdy zaznaczymy większą ilość kolumn, wyświetlona zostanie większa ilość sum.  

Kolumny można zamykać, zmieniać w nich kierunek danych, wyznaczać kolumny do budowania wykresów.

Ikony u góry ekranu, od lewej: